In questo articolo andremo ad affrontare il tema di come funziona la fatturazione elettronica, uno strumento che diventerà di fondamentale importanza per digitalizzare i processi di business e non sarà, come tanti pensano, solamente uno scambio di documenti tra pubblica amministrazione e aziende private.
In Italia l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria ha di fatto rappresentato una discontinuità non indifferente negli ultimi anni per pubbliche amministrazioni, liberi professionisti, imprese e studi professionali. In special modo per le organizzazioni di tipo più strutturato, l’utilizzo di piattaforme e di nuovi procedimenti per una corretta gestione delle fatture elettroniche ha di fatto comportato il primo grande passo verso la digitalizzazione dei processi.
L’obbligo di dover conformare uno dei procedimenti interni più complessi ha consentito a molti di poter toccare con mano i numerosi benefici che derivano dalla dematerializzazione, si è così andato a creare una sorta di circolo virtuoso che gradualmente sta estendendo questi vantaggi a molti degli altri compiti che si muovono sulla catena del valore.
Ma esattamente in cosa consiste la fatturazione elettronica, come funziona e quali sono gli strumenti necessari per utilizzarla nel modo corretto?
Fatturazione elettronica: cos’è e a cosa serve
Partiamo quindi con lo spiegare cos’è la fatturazione elettronica, vedremo poi a cosa serve nel concreto.
Possiamo definire la fatturazione elettronica come un insieme di tecnologie, processi e strumenti che ci consentono di ricevere, emettere e registrare documenti di tipo commerciale, per essere più specifici storni e fatture, in formato digitale, quindi senza utilizzare carta, archivi fisici e servizi di spedizione.
La creazione dei documenti avviene direttamente su dispositivi elettronici, quindi smartphone, PC o qualsiasi altro device, a patto che ci sia un collegamento internet, attraverso moduli funzionali o programmi appositi integrati nella suite di produttività oppure nei gestionali ERP. Il documento viene quindi trasmesso attraverso linguaggio digitale al destinatario che dopo averlo visionato può salvarlo direttamente nel proprio database senza doverlo stampare.
In Italia ogni fattura elettronica viene compilata usando il formato XML, che le consente di passare dal Sistema di Interscambio, SDI, una piattaforma che l’Agenzia delle Entrate gestisce direttamente e che è in grado di registrare ogni flusso commerciale attivo tra le aziende private e tra pubblica amministrazione e imprese. La ricezione e l’invio di documenti di acquisto e di vendita è quindi mediata e, per poter accedere allo SDI è indispensabile ricorrere a un provider.
L’obiettivo generale della fatturazione elettronica è quindi quello di semplificare le procedure dei rapporti economici tra soggetti privati e pubblici al fine di ottenere trasparenza, monitorare, rendicontare la spesa pubblica e ottenere un controllo efficace del valore che generano le imprese ai fini fiscali.
Inoltre, la fatturazione elettronica rappresenta un importante settore di sviluppo tra quelli tenuti in considerazione dall’Agenzia Digitale, sia italiana che europea e, come già detto, gioca un ruolo essenziale nella trasformazione digitale delle organizzazioni.
Per chi è obbligatoria la fatturazione elettronica?
In Italia la fatturazione elettronica è stata introdotta gradualmente a partire dal 6/06/2014. A partire da questa data, infatti, chiunque forniva prestazioni ad agenzie fiscali, enti nazionali di assistenza e previdenza sociale e ministeri doveva utilizzare il formato digitale, iniziando a gettare le basi a un cambiamento che nel giro di poco tempo è stato preso in considerazione da altri soggetti economici.
Dal 1/01/2019 la fattura elettronica diventa obbligatoria anche tra privati, in caso di prestazioni di servizi o cessione di beni tra soggetti stabiliti o residenti in Italia. Per i contribuenti che utilizzavano il regime forfettario l’obbligo è scattato l’01/07/2022, sono esentati fino al 01/01/2024 solo quei soggetti che l’anno precedente ha avuto compensi o ricavi non superiori ai 25.000 euro.
Fatturazione elettronica: dove si fa, modalità e software
Come già anticipato, per poter compilare una fattura elettronica è necessario avere un software che svolga la funzione di interfaccia con l’SDI. Tranquilli, niente di complicato, solitamente se si è in possesso di Partita Iva basta rivolgersi al proprio commercialista che solitamente mette a disposizione di tutti i suoi clienti la medesima piattaforma utilizzata dallo studio. Sarà quindi sufficiente fare il download, oppure utilizzarlo attraverso il browser web, e sarà possibile fin da subito ricevere e inviare fatture in formato elettronico dal proprio PC.
L’alternativa è quella di rivolgersi ad alcuni provider certificati che danno la possibilità di avere strumenti su misura con la modalità Pay-Per-Use, cioè con canoni che si basano sul volume effettivo di documenti lavorati dalla piattaforma.
Fatturazione elettronica semplificata: codice SDI
Uno dei vantaggi offerti dall’SDI è quello di essere certi di inviare il documento corretto ad ogni destinatario. Ogni trasmissione è di fatto univoca e basata sull’utilizzo di codici, ognuno dei quali identifica un soggetto privato o una pubblica amministrazione. In realtà i codici riconosciuti dal Sistema di Interscambio sono due.
Il primo è il CUU, Codice Univoco d’Ufficio, anche detto IPA, Indice Pubblica Amministrazione. Il CUU permette all’SDI l’individuazione dell’ente pubblico o ufficio nello specifico al quale è destinato il documento. Per sapere il CUU al quale inviare la fattura elettronica basta andare sul portale IPA dove si trovano tutte le informazioni riguardanti le varie istituzioni locali o centrali come PEC, dominio digitale e appunto il CUU.
Il secondo viene chiamato codice destinatario, ha la stessa identica funzione del primo ma è riservato alla fatturazione di tipo B2B, cioè che avviene tra soggetti di tipo privato. L’unica piccola differenza tra questi due codici sta nel numero di caratteri, il CUU ne prevede sei, mentre il codice destinatario ne ha sette.
Mini guida su come funziona e come fare una fattura elettronica
Dopo aver visto le informazioni necessarie a comprendere cos’è e come funziona la fatturazione elettronica passiamo alla pratica.
Come si compila una fattura elettronica? Se la compilazione avviene manualmente la procedura non è differente dal metodo tradizionale.
Basterà aprire l’anagrafica cliente, selezionare l’ente privato o pubblico oppure l’azienda a cui si deve inviare la fattura. Il gestionale in automatico accederà a tutti i dati precedentemente caricati e metterà in evidenza tutte le informazioni del contatto prescelto a partire, se si tratta di fatture B2B o B2G, con il destinatario o codice univoco.
A questo punto non resta altro da fare che inserire i dati di fatturazione andando a riempire i campi precompilati con: l’importo per l’erogazione di un servizio o della vendita di un bene, addizionali, sconti, tempi e metodo di pagamento e, se previste, le ritenute con le relative causali. Il software calcolerà in automatico ogni variabile inserita e fornirà un prospetto per il corrispettivo richiesto.
In questo modo si crea una bozza revisionabile e modificabile senza limiti. Appena il risultato è quello desiderato la fattura viene inviata all’SDI dove viene elaborato dal sistema il quale verifica che non siano presenti errori di tipo formale, se è tutto corretto la fattura elettronica viene inviata al destinatario, al mittente verrà inviata una notifica di avvenuto recapito.
In base al traffico presente in quel momento sulla piattaforma, l’invio della notifica di avvenuta consegna può richiedere dalle quattro alle quarantotto ore.
Come evitare gli errori
La compilazione delle fatture elettroniche parte da un meccanismo di base piuttosto intuitivo, elastico e permissivo che guida l’utente passo a passo nella compilazione dei vari campi segnalando gli inserimenti scorretti e le omissioni, sia quando la fattura è ancora in fase di bozza che successivamente quando si sta per inviare il file.
In ogni caso è sempre buona norma prestare la dovuta attenzione sia ai valori che vengono dichiarati che ai flag che vengono selezionati. Se nonostante tutti gli accorgimenti ci si accorge di aver commesso un errore di digitazione riguardante la cifra di fatturazione, oppure non si imposta un’opzione e si invia una fattura scorretta, una volta che sarà in gestione allo SDI non è più possibile richiamarla oppure cancellarla.
Il SDI recapiterà comunque la fattura al destinatario. Per poterla annullare a quel punto sarà necessario creare un documento di storno, inviarlo al destinatario e, successivamente, andare a riemettere la fattura corretta ripetendo la procedura per intero.
Normative europee
L’Italia giocherà da protagonista nel percorso che l’UE dovrà fare per adottare un formato che sia compatibile con quelli che gli Stati membri già utilizzano, questo grazie appunto all’ampia diffusione delle fatture elettroniche già in atto nel nostro Paese. Attualmente, infatti, l’Italia è l’unico membro tra i 27 che ha introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica.
Naturalmente la strada da fare è ancora piuttosto lunga. Attualmente la fattura elettronica a livello europeo è d’obbligo solo negli appalti pubblici.
A dicembre 2022 si sono discusse delle nuove proposte, lo scopo è quello di perfezionare le principali normative dell’UE in campo fiscale per cercare di farle diventare più moderne.
L’obiettivo è quello di creare una trasformazione digitale del sistema fiscale, contrastare le evasioni e le frodi ed estendere la fatturazione elettronica senza alcun tipo di esenzione.
Sono obiettivi ambiziosi e il solo modo per poterli raggiungere è quello di creare un sistema tutto nuovo di raccolta e coordinamento delle informazioni che includa le fatture elettroniche.
Le tempistiche sono piuttosto lunghe. Nel 2024 si prevede la liberalizzazione di un obbligo generalizzato in EU per la fatturazione elettronica e la possibilità di usare gli standard europei previsti dalla direttiva 2014/55.
Entro il 2028 la fatturazione elettronica dovrebbe diventare il sistema ordinario intraUE. Le operazioni di tipo transfrontaliero dovranno essere necessariamente trasmesse con fatture elettroniche e dovrebbe essere introdotto il DRR, un nuovo reporting che sostituirà l’Intrastat.
