SOFTWARE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Archivia i tuoi documenti nella massima sicurezza
I documenti caratterizzati da obbligo giuridico di conservazione, possono essere conservati in modalità digitale, ormai per la totalità delle tipologie documentali grazie ai software di conservazione sostitutiva.
In un mondo sempre più digitale la conservazione digitale a norma, garantisce l’autenticità, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici digitali per tutto il tempo della loro “vita giuridica” a costi di gestione molto contenuti.
La conservazione digitale è arrivata, addirittura, a essere mandatoria, nel caso di documenti nativi informatici che abbiano una valenza in campo civilistico o fiscale, come nel caso delle fatture elettroniche, è un tema di grande importanza, necessariamente presente nella “digital transformation” dei processi organizzativi delle aziende e degli enti.
SICURO
Tecnologia e backup
SEMPLICE
Interfaccia semplice
ACCESSIBILE
Accesso ai documenti sempre
CLOUD
Accesso da qualsiasi postazione
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Per chi è la Conservazione Sostitutiva
La conservazione sostitutiva è applicabile a tutti i reparti di aziende di qualsiasi dimensione ed ai professionisti che hanno la necessità di archiviare documenti.
Perché usare la Conservazione sostitutiva
Il nostro servizio di Conservazione digitale, si fonda su player accreditati da AGID e presenti nel market place dell’Agenzia per l’Italia Digitale, garanzia di sicurezza, compliance e persistenza nel tempo.
La conservazione a norma dei dati digitali è importante per molteplici ragioni:
- la digitalizzazione ha reso i dati molto più facilmente accessibili, ma anche molto più vulnerabili.
- I dati possono andare persi per problemi tecnici, come guasti hardware o virus informatici,
- I dati possono essere danneggiati dall’azione dell’uomo, come errori di cancellazione o hacking.
Noi siamo in grado di proporre, in ottemperanza alle nuove linee guida AGID del 2022, la figura del responsabile di conservazione aziendale in outsourcing. Questa figura professionale, che deve possedere comprovate competenze di tipo informatico, giuridico e archivistico, può essere una figura interna all’azienda ma anche acquisita in outsourcing (possibilità non prevista per gli enti pubblici).
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Perché la conservazione fisica e sostitutiva
Conservare digitalmente i propri documenti rilevanti, mantenendone l’intero ciclo di vita in digitale, consente tutta una serie di migliorie sia di tipo economico che di tipo operativo e organizzativo.
Sotto il profilo economico e dell’efficienza dei processi, abbiamo la possibilità di
- eliminare i costi diretti derivanti dalla stampa dei documenti (macchinari, consumabili come toner e carta, energia, tempo per le attività di stampa, di consegna dei documenti, di archiviazione fisica e successiva ricerca degli stessi);
- La conservazione digitale consente di eliminare gli archivi fisici, coi relativi costi in strutture per l’archiviazione, locali, magazzini, strumenti di rilevazione degli incendi, strutture per la sicurezza, etc.
Le stesse risorse umane possono essere destinate ad attività “core business” maggiormente produttive rispetto ai tempi spesi per la catalogazione e lo stoccaggio fisico dei documenti negli archivi. L’azienda assume un’immagine maggiormente “green” ed ecosostenibile riuscendo ad abbattere in modo notevole i rischi per la perdita o il deterioramento nel tempo dei documenti in deposito.
Per risolvere questi problemi, è importante implementare una corretta gestione dei dati digitali.
Questa gestione prevede l’uso di tecnologie di stoccaggio e backup, ma anche l’adozione di policy di sicurezza e l’implementazione di procedure di controllo, le tecnologie di stoccaggio offrono soluzioni semplici ed efficaci per la conservazione di dati digitali.
Il Gruppo Centro Paghe si occupa proprio di questo: il sistema è compatibile con i sistemi preesistenti dell’azienda così da non aver problemi di compatibilità e, andando ad eliminare l’archivio cartaceo si riducono i costi dei processi operativi, questo rappresenta un vantaggio economico considerevole per l’azienda.
Sicurezza, privacy e protezione dei dati
Infine, l’adozione di un sistema di conservazione elettronica può contribuire all’adeguamento dell’azienda agli obblighi normativi di sicurezza e privacy, garantendo la conformità alle leggi e ai regolamenti in materia di protezione dei dati.
- Flessibilità e compatibilità dei sistemi di conservazione con sistemi aziendali preesistenti
- Risparmio: eliminazione dell’archivio cartaceo e riduzione costi dei processi operativi
- Maggior sicurezza sull’integrità dei dati
- Adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy
Conservazione Fisica
Il Gruppo Centro Paghe, a chiusura del ciclo di dematerializzazione della carta, offre in alternativa alla Conservazione Sostitutiva a Norma, anche la possibilità di stoccare i documenti cartacei presso i propri spazi archivistici dedicati.
Tali spazi sono specificatamente attrezzati per il deposito di materiale cartaceo e sono rigidamente a norma in termini di sicurezza fisica – antintrusione con sistemi di allarme, prevenzione incendi con dispositivi Splinker e motopompe per l’impianto di estinzione incendi, conformità degli impianti elettrici con fonte di energia ausiliaria – e sicurezza logica attraverso controlli accesso e specifiche misure di identificazione e autenticazione degli incaricati/utenti.
Gli archivi sono ubicati in una zona considerata a basso rischio idrogeologico e relativamente ai sistemi antialluvione, il polo logistico è dotato di 3 vasche di laminazione.
Il materiale cartaceo in deposito, riposto in appositi contenitori, è rigidamente catalogato in termini di contenuto e ubicazione fisica, al fine di poter procedere al reperimento anche di un singolo documento in modo preciso e rapido.
PERCHÉ SCEGLIERE LA CONSERVAZIONE SOSTITUITIVA
Vantaggi
Sicuro
Tecnologie di stoccaggio e backup, policy di sicurezza e controllo
Documenti sempre accessibili
Puoi accedere dal sistema ed accedere ai documenti conservati
Risparmio
Risparmio economico dovuto alla riduzione dell’archivio fisico in azienda Profilazione degli utenti incaricati e degli accessi
Sostenibilità ambientale
Riduzione della carta
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