Localizzazione GPS dipendenti: soluzioni e accortezze
La gestione aziendale non è sicuramente semplice, soprattutto quando i dipendenti sono tanti e lavorano sia in sede che in mobilità. Affinché tu possa pianificare spese e processi aziendali è indispensabile munirti di tecnologie avanzate capaci di ottimizzare le attività fuori e dentro dal contesto puramente lavorativo. Tra le soluzioni più interessanti che stanno rivoluzionando il modo di gestire i dipendenti c’è la localizzazione GPS. Di cosa si tratta e quali accorgimenti considerare per non incorrere in problemi legali? L’importanza della localizzazione dei dipendenti Se sei un professionista con più di qualche dipendente da gestire, allora i motivi che potrebbero spingerti a implementare un sistema di localizzazione della posizione dei lavoratori sono diversi. Uno strumento di questo tipo consente, ad azienda e dipendenti stessi, di organizzare meglio gli spostamenti e le attività lavorative. Tra i motivi che spingono maggiormente le società ad affidarsi alla localizzazione GPS dei dipendenti c’è la trasparenza, infatti, grazie al monitoraggio dello spostamento si possono contrastare l’assenteismo e i comportamenti non consoni alle normali attività giornaliere. A ciò si lega anche la sicurezza. Infatti, se i tuoi dipendenti si spostassero in aree lontane dal percorso più consono per recarsi a lavoro, potresti intervenire tempestivamente. Tante aziende si affidano alla localizzazione GPS anche per ottimizzare i turni di lavoro, che spesso sono un problema significativo quando si hanno più dipendenti. Localizzazione GPS dipendenti: funzionamento Quando parliamo di localizzazione GPS dei dipendenti ci riferiamo a quella soluzione che, in ambito dei sistemi di rilevamento delle presenze, consente di determinare con estrema precisione la posizione del dipendente sfruttando la tecnologia Global Positioning System (GPS). Usualmente tale strumento è indispensabile per le aziende che necessitano di forza lavoro in remoto e vogliono migliorare la produttività, gestendo al meglio incontri con i clienti, interventi di manutenzione, consegne e tutto ciò che necessitano gli spostamenti fuori dalla sede principale. Affinché si possano monitorare gli spostamenti, il dipendente deve installare un’applicazione dedicata sul proprio dispositivo mobile che terrà conto di: orari di inizio/fine lavoro e movimenti durante le ore di lavoro sottoscritte nel contratto. Grazie a tale soluzione non si rilevano solo le presenze in azienda, ma si possono analizzare anche i dati su dove si trova precisamente il dipendente, richiamandolo nel caso in cui non stesse rispettando la pianificazione giornaliera assegnata. I benefici della localizzazione Quando scegli di implementare un sistema GPS per il monitoraggio dei dipendenti puoi beneficiare di diverse caratteristiche interessanti, sia se dovessi essere un lavoratore sia l’amministratore di un’azienda. Relativamente ai dipendenti, la localizzazione è un vantaggio poiché ti permette di provare che eri effettivamente nel luogo desiderato a una determinata ora, valutando di fatto il tuo modus operandi corretto. Ad esempio, se sei un dipendente diligente che si impegna ogni giorno per aiutare aziende e clientela, allora la localizzazione diventa uno strumento che può aiutarti molto quando hai bisogno di prove concrete sulla tua posizione e sull’orario. Se invece hai un’azienda, i benefici sono molti di più ed è interessante analizzarli singolarmente per avere un’idea più chiara delle potenzialità di questa tecnologia. Uno dei vantaggi principali di tale sistema è da ricercare nella maggiore sicurezza che le aziende possono ottenere durante il giorno. Un esempio concreto è relativo agli autisti o ai dipendenti che svolgono determinate attività attraverso l’utilizzo di più veicoli, cui si lega una maggiore possibilità di incidenti. Monitorando la posizione si hanno più informazioni riguardo i movimenti dei veicoli, garantendo all’azienda una gestione ideale dei lavoratori se non dovessero rispettare le direttive indicate. Anche gli spostamenti su strada, sia sulle lunghe che brevi percorrenze, inevitabilmente possono presentare imprevisti ed è opportuno che si possa intervenire tempestivamente. L’accuratezza della localizzazione induce gli autisti a guidare con maggiore attenzione e a rispettare la tabella di marcia prefissata, svincolandosi da possibili incidenti stradali. Le aziende sfruttano la localizzazione delle loro flotte anche per analizzare in modo chiaro l’utilizzo dei veicoli; infatti, oltre alla semplice mappatura degli spostamenti, si possono identificare anche i consumi e come si sta utilizzano il mezzo di trasporto assegnato. Monitorando il consumo del carburante di tutti i veicoli a disposizione, è possibili verificare, oltre che la distanza percorsa e gli eccessi di velocità, l’efficienza dei tuoi autisti e identificare quelli più bravi. I benefici dell’uso del GPS non sono legati solo alla sicurezza e ai consumi, ma si estendono anche alla vera e propria gestione del lavoro. Poichè tale strumento è particolarmente efficace nella pianificazione degli itinerari, permette di adeguare gli appuntamenti alle differenti esigenze oppure stabilire percorsi e orari a seconda delle necessità dei clienti. In tal senso, una pianificazione ottimale delle attività permette di riscontrare un minore impegno amministrativo, in quanto non sarà necessario compilare manualmente il registro di bordo. Infine, così come per i dipendenti la localizzazione GPS è utile per dimostrare che stanno effettuando il lavoro nel luogo e negli orari prefissati, anche le aziende possono usufruire di tale vantaggio. Infatti, grazie a questa tecnologia le società possono dimostrare al cliente che non ci sono state irregolarità, tutelandosi nel caso in cui ci fossero dei malintesi sulle consegne o sul lavoro svolto. Cosa dice la normativa I vantaggi per le aziende nell’utilizzo del GPS per monitorare gli spostamenti dei dipendenti sono molti, ma è importante farlo rispettando le normative vigenti. A tal proposito, l’art. 41 della Costituzione italiana garantisce la libertà di iniziativa economica dei datori di lavoro, purché si rispetti la dignità umana. Pertanto, le aziende possono stabilire regole per l’uso del GPS, ma devono sempre tutelare la riservatezza e la dignità dei lavoratori. Lo Statuto dei Lavoratori (Legge 20 maggio 1970 n.300) e le modifiche successive del D. Lgs n.151/2015 specificano le condizioni per il rispetto dei dati personali. In particolare, il monitoraggio della localizzazione dei dipendenti è consentito se finalizzato a ottimizzare l’allocazione delle risorse, garantire la sicurezza dei lavoratori, soddisfare le esigenze aziendali e proteggere i beni aziendali. Inoltre, è obbligatorio informare i dipendenti sull’uso di tali strumenti per la gestione delle risorse. Dunque, l’uso di un software dedicato può facilitare i processi di
Cos’è lo smart working
Nel rapporto BES dell’Istat che analizza i principali fenomeni economici, sociali e ambientali dell’Italia, si rileva che oltre 2,8 milioni di lavoratori hanno fatto ricorso allo smart working, soprattutto nella fascia di età compresa tra i 35-44 anni. Lo smart working è saltato agli onori della cronaca durante il periodo della pandemia da coronavirus, quando l’impossibilità di recarsi sul luogo di lavoro ha costretto molte aziende a rivoluzionare il proprio modo di lavorare e ad adottare nuove formule per consentire la prosecuzione delle attività. In questo articolo vedremo nel dettaglio cos’è lo smart working, quali sono le sue caratteristiche principali, il quadro normativo e quali vantaggi può apportare alle aziende e ai lavoratori. Cos’è lo smart working Lo smart working, che in italiano viene tradotto come “lavoro agile”, viene definita dal Ministero del Lavoro come “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.”. Il lavoratore che è in smart working può svolgere le sue mansioni direttamente da casa o da qualsiasi altro luogo prescelto e negli orari che preferisce, rientrando sempre nel numero di ore previste dal proprio contratto lavorativo. Si tratta quindi di un cambiamento epocale, perché il lavoratore non ha l’obbligo di recarsi fisicamente presso la sede del lavoro e può organizzare la sua giornata in completa autonomia. Quando si parla di lavoro agile, bisogna sottolineare che il dipendente deve comunque raggiungere gli obiettivi o i risultati prefissati; quindi, non si tratta di un escamotage per lavorare di meno o rimanere a casa, ma solo di un sistema diverso per svolgere la propria professione. Lo smart working scardina il concetto tradizionale di lavoro dipendente che si basa sulla rigidità, sia di orari che di modalità di somministrazione, per introdurre un sistema più flessibile e indipendente. Durante la pandemia, si prediligeva che i lavoratori ove possibile lavorassero esclusivamente in smart working, ma al termine dell’emergenza si è optato per una modalità ibrida, che integra sia il vecchio lavoro in sede che quello da remoto. Sempre secondo i dati forniti dall’Istat, lo smart working è più diffuso tra le donne over 35 rispetto agli uomini della stessa fascia di età e riguarda soprattutto chi opera nel settore privato, rispetto ai professionisti impiegati nella pubblica amministrazione. Il settore dell’informatica, della comunicazione e della finanza sono quelli che impiegano di più lo smart working per i loro dipendenti, mentre si è registrato un calo nell’ambito dell’istruzione e dei servizi. Come funziona lo smart working Lo smart working, come abbiamo già sottolineato, non sostituisce il lavoro tradizionale ma lo amplia e lo integra, diventando un’opportunità per il dipendente e anche per il datore di lavoro. Pur non essendoci orari di lavoro fissi è sempre previsto che il lavoratore sia contattabile in alcune fasce orarie e che raggiunga i suoi obiettivi nei tempi prestabiliti. Per svolgere il lavoro agile è necessario utilizzare dei dispositivi digitali – computer, tablet e/o smartphone – che devono essere forniti dal datore di lavoro. Questa tipologia di lavoro prevede comunque dei doveri da parte del dipendente che possono riguardare gli obiettivi da raggiungere, il numero di ore settimanali e le responsabilità che derivano dal suo specifico incarico. Tutti i dipendenti che scelgono lo smart working invece del lavoro in sede hanno diritto alla medesima retribuzione, così come alle tutele in materia di salute e sicurezza prevista dalla normativa sul lavoro. Riferimenti normativi Spesso si pensa che il lavoro agile sia stato introdotto soltanto con l’arrivo dalla pandemia, ma in realtà si tratta di una modalità lavorativa già prevista nel 2017 con la legge n. 81 (articoli 18 -24) Con il mutare delle esigenze lavorative e la crescita dello smart working, le norme del 2017 sono state integrate e rinnovate con numerosi interventi legislativi, come il Decreto Ministeriale n. 149 del 22 agosto 2022 che precisa gli obblighi per il datore di lavoro (pubblico e privato) di comunicare sul portale Servizi Lavoro gli accordi previsti per lo smart working. Un altro passaggio fondamentale è il Protocollo Nazionale sul lavoro in modalità agile del settore privato, stipulato tra le parti sociali e il Ministero del Lavoro per stabilire modalità di accesso, diritti e doveri dei lavoratori agili. Fino a poco tempo fa, i dipendenti pubblici e privati potevano richiedere lo smart working se sussistevano alcuni presupposti: essere lavoratori fragili o avere figli under 14, ma dal 1° aprile 2024 è necessario stipulare preventivamente un accordo scritto tra dipendente e datore di lavoro. I vantaggi dello smart working per lavoratori e imprese Nonostante lo smart working abbia (come è normale) perso un po’ di terreno negli ultimi due anni, sono ancora tantissimi i lavoratori che operano con questa modalità e che la preferiscono al lavoro in sede, quindi vediamo insieme quali sono i vantaggi del lavoro agile. I vantaggi più evidenti riguardano sicuramente i lavoratori perché con lo smart working hanno la possibilità di gestire al meglio gli impegni lavorativi e familiari, senza dover sottostare alla rigidità degli orari previsti dalle imprese. Per chi deve raggiungere il lavoro con i mezzi pubblici o in auto, lo smart working abbatte i tempi per raggiungere il luogo di lavoro e al contempo permette di risparmiare sui costi di abbonamenti, carburante, pedaggi e manutenzione dell’auto. Organizzare il lavoro in autonomia accresce la responsabilità del lavoratore, che lavora in modo più efficiente e in base alle sue attitudini e ai suoi ritmi di lavoro. Con l’autonomia e la flessibilità del lavoro agile, il dipendente può beneficiare di maggiore tempo libero (si pensi ai pendolari) e ridurre drasticamente lo stress mentale e fisico. Lo smart working è la soluzione ideale per i neogenitori, che possono districarsi tra impegni lavorativi e familiari, senza essere costretti a lasciare il proprio impiego. Lo smart working offre dei vantaggi anche per le aziende, difatti si riducono i costi delle sedi
