Gestire la flotta aziendale con file Excel: perché non dovresti farlo
Una gestione efficiente della flotta aziendale è una delle cose più importanti per un’attività che fa ampio utilizzo di mezzi a quattro ruote. Acquisire e tenere aggiornati costantemente i dati relativi ad ogni veicolo è infatti imprescindibile per ridurre gli sprechi e mantenere in buona condizione i propri veicoli. Tuttavia, per gestire decine di mezzi molte realtà utilizzano ancora i cari vecchi fogli Excel, che, per quanto versatili non sono uno strumento ideale allo scopo. In questo articolo vediamo quali sono le principali problematiche della gestione della flotta aziendale con file Excel. Limiti di Excel come strumento per la gestione. Gestire i dati rappresentativi della tua flotta tramite file Excel è un metodo, ancora oggi, piuttosto usato in diversi contesti lavorativi. Il motivo è semplice: Excel è uno strumento estremamente versatile, capace di gestire operazioni complesse e di esporre i dati in modo intuitivo. Tuttavia, Excel non è uno strumento pensato per il monitoraggio della flotta aziendale. In primo luogo, richiede che da parte dell’azienda ci sia la capacità di creare dei fogli Excel per monitorare tutti gli aspetti relativi ad un dato veicolo: chilometri, spese, scadenze, e disponibilità. Capire come strutturare dei file Excel in modo che siano facili da compilare, riutilizzabili e mantenibili (cosa succede quando si aggiunge un nuovo veicolo o se ne toglie uno?) non è un compito banale. In secondo luogo, Excel richiede un effort collaborativo non scontato: i fogli devono essere condivisi, e i dati aggiornati costantemente a mano (operazione nettamente più facile da computer che da telefono). Ciò significa che chi utilizza il mezzo deve accedere continuamente per aggiornare i dati e inserirli in modo corretto, spesso nel bel mezzo dell’attività lavorativa (es. un commerciale in visita da un cliente con l’auto aziendale). Di conseguenza è facile che si verifichino i seguenti problemi: E di fatto “gestire” la flotta aziendale, monitorando i costi e programmando budget, sarà praticamente impossibile. La soluzione: optare per un software per la gestione della flotta aziendale La gestione della flotta aziendale per mezzo di Excel è ancora un metodo di lavoro molto diffuso ma a fronte delle problematiche che abbiamo delineato sono sempre di più le aziende che stanno cambiando e passando a dei software ad hoc per la gestione della flotta aziendale. I software di gestione degli automezzi moderni possono sembrare apparentemente più costosi ma in realtà offrono un notevole risparmio a lunga scadenza. Vediamo i principali vantaggi. Usabilità Il primo e più banale dei vantaggi di un software ad hoc per la flotta aziendale è che nasce per svolgere questa mansione. Invece che n-mila fogli di calcolo condivisi, ogni utente (con il suo ruolo specifico e le sue credenziali) accedendo si ritrova davanti ad un pannello intuitivo da navigare dal quale può andare direttamente alla funzionalità di suo interesse. Condividere, aggiornare e caricare i dati – anche da mobile tramite un’app per mobile – sarà molto più facile e immediato. Scalabilità Il secondo vantaggio fondamentale è che questo genere di software nasce per essere scalabile: togliere un veicolo, aggiungerne uno nuovo, rimuovere o aggiungere utenti sono operazioni che non richiedono di ripensare l’architettura di complessi file Excel tra loro collegati, ma solo pochi clic Maggiori funzionalità Un software dedicato al monitoraggio del parco autoveicoli di un’azienda permette inoltre di mettere a disposizione degli utenti funzionalità che un file Excel semplicemente non può prevedere. Dall’allerta via mail delle scadenze legate al mezzo (bollo, assicurazione, tagliandi, revisioni) alla possibilità di segnalare in tempo reale guasti o malfunzionamenti via app, la rosa delle funzionalità di un software ad hoc è enormemente maggiore. Automazione Con il modulo GPS è inoltre possibile raccogliere dati in tempo reale e sincronizzarli con il sistema: posizione del mezzo, chilometri percorsi, in modo che il guidatore debba utilizzare l’app per inserire dati il meno possibile. Una gestione della flotta aziendale precisa e puntuale In breve, poiché i software per la gestione della flotta aziendale come CP Flotte nascono con uno scopo ben preciso, tramite essi è possibile controllare ogni veicolo senza complicati e confusi fogli di calcolo di Excel. I dati saranno aggiornati costantemente grazie agli automatismi, e ciò che non sarà possibile monitorare in modo automatico (es. i pieni carburante), sarà reso semplice da registrare attraverso app e webapp facili da utilizzare. Le scadenze – assicurazione, revisione, bollo, tagliandi – saranno sempre sotto controllo attraverso opzioni di notifica via mail agli utenti responsabili, e tutti i dati (storici e in tempo reale) saranno disponibili in delle dashboard facili da configurare e leggere. Potrai davvero avere dei dati precisi sulla tua flotta aziendale, e la licenza del software si ripagherà da sola grazie alle ore di tempo risparmiato e al budgeting migliore che potrai fare sulla base dei dati a tua disposizione.
